Up Us — Innover Ensemble
Dernière version en date du 30/01/2020
Dans les présentes conditions générales, il faut entendre par :
1.1. Sauf dérogation dans la Lettre de Mission, les Conditions générales s’appliquent au marché. Lorsque le Client fait appel aux services de Up Us, il est censé connaître les Conditions générales et les accepter sans réserve.
1.2. L’applicabilité des Conditions générales du Client est expressément exclue.
2.1. La Convention constitue l’intégralité de la convention entre Up Us et le Client quant à la Mission, à l’exclusion de toutes les conventions, offres, accords et communications écrits et verbaux précédents relatifs à l’objet de la Mission. La Convention est conclue (i) au moment où la Lettre de Mission signée par le Client est reçue par Up Us ou (ii) au moment où Up Us démarre l’exécution de la Mission sur demande expresse du Client si ce démarrage intervenait à une date antérieure.
2.2. En cas de divergence entre la Lettre de Mission et les Conditions générales, la Lettre de Mission prévaut.
3.1. Up Us exécute la Mission avec soin et compétence, compte tenu de la Loi et des informations disponibles. Sauf disposition contraire de la Loi, l’exécution correcte de la Mission est une obligation de moyens.
3.2. Durant l’exécution de la Mission, Up Us n’est pas tenue :
a. de signaler que le Client ne satisfait pas à toutes les exigences de la Loi, sauf si la Loi y oblige expressément Up Us;
b. de faire en sorte que le Client profite de toute aide à l’investissement, subvention, subside ou de tout autre avantage ou opportunité offerts par la Loi ;
c. d’informer le Client de modifications apportées à la Loi, ni de l’informer des conséquences potentielles de telles modifications pour lui ;
d. de mettre à jour les comptes rendus, rapports, avis et autres documents transmis par Up Us au Client à la suite (i) d’une modification de la Loi, (ii) d’une modification des informations disponibles ou (iii) d’événements survenus après la fin de la Mission.
3.3. Lors de l’exécution de la Mission, Up Us n’est pas réputée avoir connaissance d’autres missions ou informations provenant d’autres missions, sauf si cela est expressément mentionné dans la Lettre de Mission. Sauf disposition contraire de la Loi, Up Us n’assume aucune responsabilité concernant l’impact d’événements qui se produisent après la date d’émission du compte rendu, rapport, avis ou autre document et Up Us n’a aucune responsabilité pour adapter ce document.
3.4. Up Us s’engage à exécuter la Mission dans un délai raisonnable. Up Us n’est en aucun cas responsable du dépassement d’un délai dû au Client, à des tiers ou à un cas de force majeure.
3.5. Up Us peut décider librement comment la Mission est exécutée et quels collaborateurs de Up Us sont impliqués à cet effet. Up Us peut faire exécuter (une partie de) la Mission par un sous-traitant de Up Us ou tout autre tierce partie.
4.1. Le Client s’engage à (faire) fournir à Up Us en temps utile et de manière complète, détaillée, précise et non trompeuse toutes les informations nécessaires à l’exécution de la Mission. Si les informations fournies sont fondées sur des hypothèses, le Client les étayera de manière suffisante et objective. Le Client doit veiller à informer Up Us immédiatement de toute modification relative aux informations qui lui sont communiquées.
4.2. Si le Client utilise ou fournit à Up Us des informations de tiers, le Client veillera à obtenir l’autorisation au préalable. Le Client est responsable des relations avec ces tiers, de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la fiabilité des informations fournies, de la qualité de leur travail et de la contribution de ces tiers, de même que du paiement de leurs honoraires.
4.3. Si le Client ne respecte pas les Articles 4.1 et/ou 4.2, Up Us peut facturer une indemnité pour les prestations supplémentaires qui en découlent.
4.4. Sauf disposition contraire de la Loi ou de la Lettre de Mission, Up Us ne doit pas vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la fiabilité des informations fournies.
4.5. Pour l’exécution de la Mission, Up Us peut recevoir des informations d’autres sources que le Client. Sauf disposition contraire de la Loi, Up Us peut se baser sur toute instruction, demande, notification ou information qui, verbalement ou par écrit, a été donnée par une personne qu’Up Us sait ou peut raisonnablement considérer comme autorisée par le Client à communiquer avec Up Us.
4.6. Au cas où le Client négligerait de (faire) fournir à temps à Up Us les informations nécessaires, Up Us pourrait se trouver dans l’impossibilité d’exécuter ou de finaliser la Mission et cela pourrait conduire à la formulation d’une réserve dans n’importe quel document qu’Up Us doit établir en vertu de la Convention. Le cas échéant, à défaut de disposition contraire de la Loi, Up Us a le droit (i) d'interrompre la prestation d’une ou de plusieurs de ses obligations jusqu’à ce que le Client ait entièrement satisfait à son obligation d’information ou (ii) de résilier immédiatement la Convention conformément à l’Article 15, sans indemnité ni intervention judiciaire préalable. Le cas échéant, Up Us sera toujours en droit de facturer le montant total des honoraires convenus, sans préjudice de son droit à une indemnisation intégrale si le préjudice réellement subi dépasse ce montant.
5.1. Up Us sera uniquement liée par la version définitive des comptes rendus, rapports, avis et autres documents soumis par écrit et signés par le collaborateur Up Us mandaté à cet effet dans la Lettre de Mission.
5.2. Le Client ne peut se baser sur des comptes rendus, rapports, présentations ou avis verbaux, intermédiaires ou projets, sous quelque forme que ce soit. Up Us décline toute responsabilité pour le contenu ou l’utilisation de tels documents.
Article 6 - Droits de propriété intellectuelle
6.1. Les droits de propriété intellectuelle reposent sur tout ce qu’Up Us développe avant ou durant sa mission, y compris sur ses systèmes, ses méthodologies, ses logiciels et son savoir-faire. Up Us est le seul titulaire de ces droits de propriété intellectuelle.
6.2. Up Us est également le seul titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle portant sur tous les documents et fichiers, tant sous forme papier qu’électronique, qui sont transmis par Up Us au Client dans le cadre de la Mission, y compris, sans s’y limiter, les comptes rendus, rapports, présentations, avis et autres documents ou fichiers. La transmission des documents ou fichiers susmentionnés au Client n’entraîne pas de cession de droits de propriété intellectuelle. Ces documents ou fichiers peuvent uniquement être utilisés par le Client dans le cadre et le but de la Mission.
7.1. Dans des circonstances exceptionnelles, Up Us peut décider de modifier ou de retirer un compte rendu, rapport, présentation, avis ou autre document si, selon son appréciation professionnelle, cela semble indiqué, par exemple si Up Us a connaissance de faits ou de circonstances qui lui étaient inconnus au moment de l’établissement du document. Ce droit de modification ou de retrait peut également être exercé à tout moment lorsque Up Us découvre par la suite des lacunes ou imprécisions dans le document.
7.2. Quoi qu’il en soit, Up Us peut uniquement exercer ce droit de modification ou de retrait après en avoir informé le Client. Dès que le document a été modifié ou retiré, le document initial ne peut plus être utilisé par le Client. Si le Client a déjà utilisé le document vis-à-vis de tiers, il devra leur communiquer la modification ou le retrait du document de la façon qui a été utilisée pour diffuser le document original.
7.3. Ce droit de modification ou de retrait ne peut toutefois jamais être interprété comme une obligation.
8.1. Up Us conservera tous les documents et fichiers relatifs à la Mission pendant la période prévue par la Loi.
8.2. À défaut d’instruction écrite contraire du Client, Up Us pourra détruire ces documents et fichiers au terme de ce délai sans devoir préalablement en informer le Client.
9.1. Les honoraires de Up Us sont estimés dans la Lettre de Mission, calculés sur une base forfaitaire ou sur la base du nombre d’heures prestées multiplié par les tarifs horaires convenus dans la Lettre de Mission. Les honoraires peuvent varier en fonction du degré de responsabilité des collaborateurs Up Us concernés par la Mission, de leur expertise ou de leur ancienneté et de la nature et de la complexité de la Mission.
9.2. Le tarif horaire peut être adapté chaque année. L’estimation mais aussi les honoraires forfaitaires peuvent être adaptés, le cas échéant, moyennant le respect de la procédure prévue par la Loi, s’il apparaît lors de l’exécution de la Mission que les circonstances de fait sont incompatibles avec les hypothèses sous-jacentes au budget ou si d’autres circonstances échappant au contrôle de Up Us se présentaient, de telle sorte que des prestations complémentaires sont requises.
9.3. Les frais nécessaires à l’exécution de la Mission ne sont pas inclus dans les honoraires et seront facturés en supplément.
9.4. Les frais internes de support engagés pour la gestion du Client et l’exécution de la Mission sont facturés sous la forme d’un pourcentage forfaitaire, appliqué sur le montant des honoraires de Up Us.
9.5. Les honoraires et frais seront calculés hors taxes et impôts. Le Client paiera l’ensemble des taxes et impôts auxquels il est légalement tenu.
9.6. Si Up Us est tenue - le cas échéant dans les limites de son secret professionnel - de fournir des informations relatives au Client à une instance publique ou dans une procédure judiciaire, le Client doit indemniser Up Us pour les prestations fournies et les frais exposés (y compris les honoraires et frais des conseils de Up Us), à moins que Up Us ne soit partie à la procédure dans le cadre de laquelle des informations sont demandées ou si les prestations de Up Us font l’objet de la demande d’informations.
10.1. Les honoraires, frais et acomptes sont facturés conformément au calendrier repris dans la Lettre de Mission. À défaut de calendrier, les honoraires, frais et acomptes seront facturés régulièrement au fur et à mesure de l’exécution de la Mission, même si la Mission n’est pas terminée. Up Us se réserve le droit de demander un acompte avant toute prestation et de ne commencer l’exécution de la Mission qu’après paiement de cet acompte.
10.2. Si les services ou travaux facturés ne cadrent pas entièrement dans les intérêts du Client et qu’il n’existe aucune autre base légale pour leur prise en charge, le Client s’engage à facturer spontanément ces services ou travaux au bénéficiaire effectif et/ou à comptabiliser cette créance en compte courant sur le bénéficiaire. Le Client s’engage également à respecter toutes les obligations fiscales et comptables applicables.
10.3. Sauf mention contraire expresse dans la Lettre de Mission, les factures de Up Us sont intégralement payables dans les 30 jours calendrier suivant la date de facturation, sans aucune déduction, compensation, suspension ou imputation. Si la Convention a été conclue par plusieurs personnes (morales), chacune est solidairement et indivisiblement responsable du paiement des factures.
10.4. Toute contestation relative à une facture doit être transmise par lettre recommandée dans les 10 jours calendrier suivant la date de facturation. À défaut, la facture est réputée avoir été acceptée.
10.5. En cas de non-paiement à l’échéance, Up Us a droit sans mise en demeure préalable et de plein droit à (i) des intérêts de retard au taux d’intérêt légal ou au taux d’intérêt légal particulier applicable aux transactions commerciales et (ii) à une indemnité forfaitaire de 15 % du montant facturé, avec un minimum de 125 € et ce, sans préjudice de son droit à une indemnisation intégrale. Le cas échéant, toutes les autres créances pas encore échues sur le Client seront immédiatement exigibles de plein droit, sans mise en demeure préalable et sans tenir compte des éventuelles conditions de paiement autorisées.
10.6. Si le Client refuse de payer des montants incontestés, Up Us a le droit, à son gré (i) de suspendre la prestation d’une ou de plusieurs de ses obligations jusqu’à ce que le Client ait entièrement satisfait à ses obligations de paiement ou (ii) de terminer immédiatement la Convention conformément à l’Article 15.
11.1. Le Client donne son accord sur le traitement des Données à caractère personnel par Up Us tel que le décrit la Politique de confidentialité de Up Us qui peut être consultée sur le site https://www.upus.be/legal et qui fait partie intégrante de la Convention. Up Us conseille au Client de consulter régulièrement la Politique de confidentialité de Up Us.
11.2. Dans la mesure où Up Us reçoit des Données à caractère personnel du Client dans le cadre de la Mission et les traite sur instruction de celui-ci, la relation entre Up Us en tant que sous-traitant et le Client en tant que Responsable du traitement est régie par la Convention de traitement des données de Up Us, qui est jointe en annexe aux présentes Conditions générales et fait partie intégrante de la Convention.
11.3. Sauf convention contraire dans la Lettre de Mission, le Client en informera toutes les personnes dont les Données à caractère personnel sont transmises. Le Client garantit pouvoir céder légalement et valablement les Données à caractère personnel à Up Us. Le Client préservera Up Us des éventuelles requêtes de tiers relatives au traitement de leurs Données à caractère personnel.
12.1. En vertu de la loi, Up Us est tenue de demander, de vérifier et, le cas échéant, de communiquer certaines informations relatives au Client, à ses représentants, aux bénéficiaires finaux, aux transactions commerciales et aux relations d’affaires aux instances publiques. Le cas échéant, Up Us ne communiquera en aucune manière cette notification avec le Client.
12.2. Le Client s’engage à fournir à Up Us tous les documents et informations demandés et à informer Up Us de toute modification dans les plus brefs délais. Si ce n’est pas le cas dans un délai raisonnable, Up Us ne peut, sauf circonstances exceptionnelles, intervenir ou est en droit de résilier immédiatement l’exécution de la Convention. Up Us peut contrôler les informations du Client en utilisant des bases de données électroniques externes. Les informations obtenues sont conservées et actualisées dans les archives de Up Us.
Les Parties s’engagent à respecter la Loi qui interdit et punit les actes de corruption et les actes criminels ou délictuels apparentés, dans toutes leurs transactions et relations, relatives ou non à la Convention.
14.1. La date d’entrée en vigueur et la durée de la Convention sont déterminées dans la Lettre de Mission.
14.2. Sauf disposition contraire de la Lettre de Mission ou la Loi, la Convention relative à une Mission récurrente est réputée conclue pour une durée indéterminée. Les deux Parties peuvent résilier la Convention à durée indéterminée à tout moment par lettre recommandée moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois. Up Us a toujours droit aux honoraires et frais relatifs aux prestations déjà fournies. Si le Client ne respecte pas le délai de préavis, il doit payer à Up Us une indemnité égale (i) aux derniers honoraires mensuels en cas de Mission récurrente ou (ii) à un douzième du budget pour les missions forfaitaires, sans préjudice de son droit à une indemnisation intégrale si le préjudice réellement subi dépasse ce montant.
14.3. Sauf disposition contraire de la Lettre de Mission ou la Loi, la Convention qui n’est pas relative à une Mission récurrente est réputée conclue pour une durée indéterminée. La Convention prend fin de plein droit lorsque la Mission a été entièrement exécutée. Le Client a le droit de résilier la Convention anticipativement moyennant le paiement des honoraires et des frais relatifs aux prestations déjà fournies, sans préjudice du droit de Up Us de réclamer une indemnité pour tout ce qu’elle aurait pu gagner lors de l’exécution complète de la Mission.
14.4. Sauf disposition contraire de la Lettre de Mission ou la Loi, tous les documents relatifs à la Mission sont mis à disposition contre paiement à la demande du Client après sa résiliation.
15.1. Sauf disposition contraire de la Loi, chacune des Parties peut suspendre l’exécution de la Convention par lettre recommandée avec effet immédiat si l’autre Partie ne respecte pas un ou plusieurs engagements et ce, jusqu’à ce que cette Partie ait satisfait à ses obligations. Tous les frais résultants de la suspension sont à charge de la Partie défaillante. Sans préjudice de son droit à l’indemnisation du dommage réel, Up Us continue à prétendre en toutes circonstances aux honoraires et aux frais des prestations déjà fournies.
15.2. Sauf disposition contraire de la Loi, chaque Partie peut résilier la Convention avec effet immédiat par lettre recommandée, sans dommages et intérêts ni intervention judiciaire préalable en cas (i) de manquement grave qui n’est pas réparé dans les 30 jours suivant la mise en demeure de l’autre Partie ou (ii) en cas de faillite, de concordat judiciaire, de cessation d’activités ou de toute autre situation d’insolvabilité de l’autre Partie ou si une telle situation semble probable.
15.3. Up Us peut résilier la Convention par lettre recommandée avec effet immédiat si l’exécution de la Convention, ou une quelconque partie de celle-ci, a pour conséquence ou pourrait avoir pour conséquence qu’Up Us viole de ce fait la Loi ou son indépendance requise.
16.1. Pour autant que la Loi le permette, Up Us ne peut être tenue responsable : a. pour toute perte ou dommage résultant d’informations inexactes ou d’informations qui ont été dissimulées ou mal présentées ; b. pour la confiance qu’accordent des tiers à des documents qui ont été remis par Up Us pour l’utilisation exclusive du Client, à moins que l’autorisation préalable n’ait été demandée à Up Us. Up Us peut associer certaines modalités ou conditions à cette autorisation. Le Client sauvegardera Up Us de tout dommage (in)direct subi par des tiers du fait de l’utilisation illicite de ces documents ; c. Up Us décline toute responsabilité en cas de perte d’informations communiquées par e-mail ou par internet, en cas de de retard, si des données ont été interceptées, modifiées ou transmises de façon incomplète ; e. si un produit, un compte rendu, un rapport, une présentation, un avis ou tout autre document que Up Us a soumis au Client n'est plus valide, approprié ou à jour en raison (i) d'une modification de la Loi, (ii) d'une modification des renseignements disponibles ou (iii) d'événements survenus après la fin de la Mission.
16.2. La responsabilité totale de Up Us, à quelque titre que ce soit et quelle que soit sa base juridique, pour les dommages subis du fait ou en relation avec la Convention, est limitée à un maximum de trois fois les honoraires facturés par Up Us pour l'exécution de la Mission, même si le dommage résulte d'une erreur grave.
16.3. S’il s’agit d’une Mission récurrente, ce coefficient sera adapté en fonction du montant des honoraires qui ont été facturés durant les douze mois précédant le fait à l’origine du dommage ou à compter du début de l’exécution de la Mission si cette période est inférieure à une année. Si la Convention a été conclue avec plusieurs parties, la limitation de responsabilité à leur égard s’applique conjointement.
16.4. Les restrictions susmentionnées ne s’appliquent pas quand la responsabilité résulte d’une faute dans le chef de Up Us, commise intentionnellement ou dans le but de porter préjudice.
16.5. S’il devait s’avérer que deux ou plusieurs sinistres résultent de la même faute, ils seront censés constituer un seul cas de responsabilité et la responsabilité de Up Us à cet effet sera dès lors limitée au montant le plus élevé qui s’applique à la Mission.
16.6. Up Us ne peut jamais être tenue responsable des dommages indirects tels que, sans s’y limiter, les pertes financières et commerciales, le manque à gagner, l’augmentation des frais généraux, la perturbation du planning, la perturbation du logiciel, la perte ou la détérioration de données, la perte de capital, la clientèle, les opportunités commerciales ou les économies ou avantages attendus.
16.7. Le Client reconnaît que seule Up Us peut être tenue responsable des dommages causés dans le cadre de la Convention. Le Client renonce à toute action contre des collaborateurs Up Us individuels, à moins que la Loi ne permette cette limitation de responsabilité.
16.8. Si nécessaire, Up Us peut, conformément aux dispositions de l’Article 3.5. confier (une partie de) la Mission à un sous-traitant de Up Us, en tant que prestataire de services supplémentaire ou en tant que sous-traitant. Le Client accepte néanmoins qu’Up Us assume la responsabilité exclusive de tous les dommages causés par des actes ou omissions du Sous-traitant de Up Us dans le cadre de l’exécution de la Convention. Le Client accepte de n’introduire aucune action ou procédure, judiciaire ou extrajudiciaire, contractuelle, extracontractuelle ou autre, contre un tel Sous-traitant de Up Us. 16.8. Le Client donne son accord sur le fait que, sauf disposition contraire de la Mission, tous les Sous-traitants de Up Us qui font intervenir Up Us dans la Convention peuvent invoquer les Articles 16.1. à 16.8. et ont le droit de les appliquer tout comme s’ils étaient parties intéressées dans la Convention.
17.1. Toutes les réclamations relatives à l'exécution de la Mission doivent être communiquées à Up Us par lettre recommandée, soit dans les 30 jours suivant la date à laquelle les documents ou informations contestés par le Client ont été envoyés, soit dans les 30 jours suivant la découverte du défaut que le Client démontre qu'il n'aurait pas pu raisonnablement découvrir plus tôt. Les réclamations ne suspendent pas l’obligation de paiement du Client.
17.2. En cas de réclamation fondée, Up Us peut, à son appréciation, décider de soit (i) adapter le montant de la facture, soit (ii) recommencer tout ou partie des travaux et/ou services refusés, ou (iii) rembourser une partie des honoraires sans poursuivre l’exécution de sa Mission.
17.3. Toutes les créances du Client envers Up Us expirent en tout état de cause après 1 an à compter du moment où le Client a découvert ou aurait dû raisonnablement découvrir le fait donnant naissance à la créance.
17.4. Le Client s’engage à indemniser Up Us et à la sauvegarder de toute perte, dommage, frais et responsabilité résultant d’une action en justice de la part d’une tierce partie résultant d’une défaillance contractuelle du Client lors de l’exécution de la Convention.
18.1. Le Client est seul responsable de la sauvegarde de son patrimoine, de la prévention et de la détection des fraudes, erreurs et infractions à la Loi. Par conséquent, Up Us décline toute responsabilité en cas de dommages provoqués de quelque façon que ce soit ou ayant trait à des actes ou omissions frauduleux ou négligents, à de fausses déclarations ou infractions à la Loi dans le chef du Client ou dans le chef d’une des entités liées au Client et de ses représentants, employés, administrateurs, cocontractants ou mandataires ou dans le chef d’une quelconque tierce partie.
18.2. À moins que la Loi ou la Lettre de Mission le prévoie expressément, Up Us ne détectera pas activement les éventuelles inexactitudes dans les états financiers ou les pièces comptables du Client, y compris les déclarations erronées, la fraude, les erreurs ou infractions à la Loi.
19.1. Sauf disposition contraire prévue par la Loi : a. tous les comptes rendus, rapports, présentations, avis et autres documents que Up Us transmet au Client sont exclusivement destinés au bénéfice et à l’usage du Client et ce, dans l’objectif décrit dans la Lettre de Mission et ne permettent pas aux tiers de s’en référer ; b. les comptes rendus, rapports, présentations, avis et autres documents de Up Us ne peuvent pas être transmis à des tiers ou utilisés dans un autre objectif sans l’autorisation écrite préalable de Up Us. Cette autorisation peut être soumise à des restrictions ou à des de conditions ; c. Up Us n’assumera aucun devoir de diligence ni aucune responsabilité vis-à-vis d’un tiers qui pourrait entrer en possession de ces documents.
19.2. Les résultats ou l'objet de la Mission ne constituent pas le seul élément dont le Client tiendra compte pour sa décision de poursuivre ou non une action spécifique ; le Client est seul responsable des actions spécifiques qu'il entreprend.
19.3. Si le Client souhaite que le rapport légalement obligatoire de Up Us soit inclus dans une offre publique de titres, il accepte que le rapport de Up Us ou une référence à ce rapport ou à Up Us elle-même ne soit pas repris dans une offre de ce type sans l’autorisation écrite préalable de Up Us. Toute offre publique de titres constituera une Mission distincte et fera l’objet d’une Convention distincte.
19.4. Si le Client envisage de publier ou de reproduire un document de Up Us, sous forme écrite ou électronique, ou de faire référence de quelque autre façon que ce soit à Up Us, il s’engage à soumettre préalablement le document à l’approbation de Up Us.
20.1. Le Client s’engage expressément, pendant toute la durée de la Convention et pendant une période de 12 mois à compter de sa résiliation, qu’elle qu’en soit la raison, à ne pas engager, directement ou indirectement, un Collaborateur Up Us impliqué dans l’exécution de la Convention, ou à ne pas lui faire exécuter des activités, directement ou indirectement en dehors du cadre d’une Convention, sauf accord écrit et préalable de Up Us.
20.2. Toute infraction à cette interdiction donne lieu au paiement d’une indemnité forfaitaire unique d’un montant équivalent à 12 mois du salaire brut du Collaborateur Up Us concerné, avec un minimum de 75.000 € par infraction.
20.3. En ce qui concerne les Missions auxquelles les règles belges et/ou étrangères en matière d’indépendance s’appliquent, des restrictions plus strictes peuvent viser les Collaborateurs Up Us ayant fait partie de l’équipe et qui, ensuite, ont été engagés par le Client.
21.1. Les Parties pourront communiquer par voie électronique. Les Parties reconnaissent que l’utilisation de communications électroniques comporte des risques, qu’il n’est pas toujours possible de garantir que la transmission électronique de données pourra avoir lieu de façon parfaitement sûre, exempte de virus et d’erreurs et que, par conséquent, les communications électroniques peuvent être perdues, interceptées, falsifiées, détruites ou retardées ou rendues inutilisables. Dans cette optique, les Parties reconnaissent qu’aucun système ou qu’aucune procédure n’est en mesure d’exclure totalement de tels risques et confirment qu’elles acceptent ces risques, autorisent valablement l’utilisation de la communication électronique et conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés afin de détecter les virus les plus répandus avant d’envoyer des informations par voie électronique.
21.2. Chaque Partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et données. Aucune des deux Parties ne peut être tenue responsable d’un quelconque dommage subi par l’utilisation de communications électroniques entre les Parties.
22.1. Dans l'exécution de la Convention, Up Us agit exclusivement en tant que prestataire de services indépendant. Aucune disposition de la Convention, ni le comportement des Parties durant l’exécution de la Convention ne donnera lieu à la constitution d’une société (temporaire), d’une association, d’une jointventure ou de toute autre forme de collaboration entre les Parties.
22.2. Sauf disposition contraire prévue dans la Lettre de Mission, Up Us ne s’engage nullement à respecter une telle obligation légale ou contractuelle du Client ou à assumer une quelconque responsabilité relative à ses activités ou opérations.
23.1. Si une défaillance dans l’exécution de la Convention est la conséquence d’un cas de force majeure, la Partie qui s’en prévaut est libérée de toute responsabilité, à moins que la Loi n’en dispose autrement.
23.2. On entend par force majeure tout événement qui (i) n'a pas été causé par l'une des Parties, (ii) était imprévisible au moment de la conclusion de la Convention et (iii) a un impact significatif et négatif sur la poursuite de la mise en œuvre de la Convention pour cette Partie, y compris, mais sans s'y limiter, l'intervention gouvernementale, les catastrophes naturelles, les conflits armés, les troubles sociaux, les crimes, les accidents, les maladies et les épidémies, les interruptions de courant et de télécommunications.
23.3. Sauf disposition contraire de la Loi, chaque Partie a le droit de résilier la Convention, avec effet immédiat et sans dommages et intérêts, par lettre recommandée si l’exécution de la Convention est suspendue par force majeure pendant une période ininterrompue qui dépasse 30 jours calendrier.
24.1. Les Parties peuvent uniquement renoncer par écrit à tout droit en vertu de la Convention.
24.2. La renonciation désigne expressément le droit auquel il est renoncé et ne vaut que pour la situation qui y a donné lieu et non pour l’avenir.
25.1. La Mission de Up Us est limitée à ce qui est mentionné dans la Lettre de Mission, mais peut être étendue ou adaptée autrement sur simple demande du Client. Up Us confirmera par e-mail au Client les conditions et modalités de l’extension ou de l’adaptation de la Mission dans les plus brefs délais.
25.2. Up Us peut modifier unilatéralement ses Conditions générales, sa Politique de confidentialité, sa Convention de traitement des données et les Dispositions générales des services de Up Us en ligne. Up Us informera le Client de ces modifications par e-mail avec accusé de réception ou sous une autre forme électronique. Le Client est censé avoir accepté les modifications sans réserve, à moins qu’il ne fasse part de sa réclamation à Up Us dans les 30 jours calendrier. Le cas échéant, le Client a le droit de résilier la Convention sans frais au moment où les modifications entrent en vigueur, mais uniquement si ces modifications impliquent une aggravation substantielle des obligations contractuelles du Client.
26.1. Aucune disposition de la Convention ne peut avoir pour objet ou effet d’enfreindre une disposition légale contraignante ou une disposition d’ordre public quelle qu’elle soit.
26.2. Si une quelconque disposition de la Convention est déclarée inexécutable ou non valable, que ce soit en tout ou en partie, la disposition concernée (ou, le cas échéant, la partie concernée de cette disposition) sera réputée ne pas faire partie intégrante de la Convention. La validité et l’exécution des autres parties de la Convention ne seront en aucun cas affectées.
26.3. En outre, les Parties entameront, immédiatement et de bonne foi, des négociations afin de remplacer, le cas échéant avec effet rétroactif jusqu’à la date de l’entrée en vigueur de la Convention, la disposition déclarée nulle ou inexécutable par une autre disposition, valable et exécutable, dont les effets juridiques se rapprochent le plus possible de la disposition non valable ou inexécutable.
27.1. Afin de permettre à Up Us de respecter ses obligations en matière d’indépendance, le Client veillera à ce qu’Up Us soit informée en temps utile, correctement et complètement (i) de la structure juridique et des rapports de contrôle du Client ou du groupe auquel le Client appartient, (ii) de tous les intérêts et participations financiers et autres du Client et (iii) de tous les autres accords de coopération (financière) du Client.
28.1. Ni la Convention, ni les droits et obligations qui en découlent ne peuvent être cédés à des tiers sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie.
28.2. Cette interdiction ne s’applique toutefois pas à la cession ou au nantissement de créances de la Convention par Up Us à une institution financière dans le cadre d’opérations de crédit.
Sauf disposition contraire de la Loi ou de la Lettre de Mission, Up Us peut mentionner le nom du Client et le fait que des services sont fournis au Client à des fins de marketing et de publicité.
30.1. La présente Convention est exclusivement régie par le droit belge.
30.2. Les Parties tenteront de régler tout différend à l’amiable. Au cas où un tel règlement à l’amiable est impossible, le différend sera soumis aux tribunaux et cours de Charleroi, qui auront la compétence exclusive de trancher le litige.
1. Qui sommes-nous ?
1.1. Up Us en tant
que Responsable du traitement
Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « Déclaration »),
nous souhaitons vous informer de la raison pour laquelle et de la manière dont
vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par Up Us
(ci-après communément dénommé « nous » ou « Up Us »). Vos données à caractère
personnel seront collectées et conservées de manière centralisée.
Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette Déclaration.
Nous sommes chargés du traitement des données à caractère personnel que nous
collectons et utilisons. En tant que Responsable du traitement, nous prenons
les mesures nécessaires afin que vous :
· soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos
droits ;
· conserviez le contrôle de vos données à caractère personnel que nous traitons ;
· puissiez exercer vos droits à l’égard de vos données à caractère personnel. Vous
trouverez plus d'informations concernant vos droits au point 9 de cette
Déclaration.
Dans le cadre de ses prestations de services, Up Us agit aussi en
qualité de Sous-traitant quant au traitement des données à caractère personnel
de ses clients. Ce principe est traité dans l’Accord sur le traitement des
données à caractère personnel conclu entre Up Us et ses clients, et ne fait pas
partie intégrante de la présente Déclaration.
1.2. Délégué à la
protection des données
Nous avons également désigné un Délégué à la protection des données. Il
s’agit d’un expert en matière de protection des données à caractère personnel,
qui fournit une garantie supplémentaire du bon traitement de vos données.
Vous trouverez ses coordonnées au point 10 de cette Déclaration.
2. Quelles données collectons-nous à votre sujet ?
2.1. Données à
caractère personnel
Nous entendons par « données à caractère personnel » toute information
se rapportant à une personne physique identifiable. Le type de données à
caractère personnel que nous collectons dépend des services demandés. Il s’agit
entre autres de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre
personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants (ci-après
communément dénommés « vous » ou « votre/vos »).
Si vous nous communiquez des données à caractère personnel de vos
représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs
indépendants, vous devez les informer de l’existence et du contenu de cette
Déclaration, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont
ils peuvent exercer ces droits. Nous collectons en particulier :
· auprès de nos clients existants : données d’identification et coordonnées
(nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.), domaines
d’intérêt et certaines données financières (numéro de compte bancaire, etc.) ;
· auprès de nos prospects : données d’identification et coordonnées (nom,
prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.), domaines d’intérêt,
etc.
Nous utilisons ces données aux fins décrites au point 3 de la présente
Déclaration.
Sur notre site internet, se voulant minimaliste, nous n’utilisons aucun «
cookies ». Ce sont de petites parties d'informations enregistrées par votre
navigateur sur votre ordinateur, qui permettent d’obtenir certains
renseignements sur les utilisateurs de site internet. Cependant, le système
automatisé de prise de rendez-vous, étant sur une plateforme externe en contient.
Se référer à la politique de cookies de HubSpot.
Nous ne collectons et ne traitons pas de données de mineurs ni de données dites
sensibles, à savoir :
· données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les
opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou
l’appartenance syndicale ;
· données génétiques ou biométriques (ex : images faciales et empreintes
digitales) ;
· données relatives à la santé ;
· données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle.
Si de telles données sensibles nous sont fournies, nous ne les utiliserons
pas et les supprimerons.
3. À quelles fins avons-nous besoin de vos données ?
3.1. Acceptation du
client et exécution du contrat
Nous avons besoin de données à caractère personnel afin de :
· vous enregistrer, en tant que prospect ou client, dans notre système de
gestion (CRM) ;
· vous accepter en tant que client dans le cadre de
notre procédure d’acceptation ;
· vous contacter pour trouver un accord concernant l’exécution des services
demandés ;
· vous facturer nos services ou faire les comptes pour les services fournis.
3.2. Fonctionnement
de l’entreprise
Cette finalité constitue ce que l’on appelle un « intérêt légitime ». En
effet, le traitement de données est basé sur un certain nombre d’intérêts
légitimes. Nous nous assurons toutefois en permanence que l’équilibre entre nos
intérêts légitimes et leur impact éventuel sur votre vie privée ne soit pas
perturbé.
Si vous souhaitez tout de même vous opposer à ces traitements, vous pouvez
exercer votre droit d’opposition, tel que mentionné au point 9.3 de la présente
Déclaration.
Nous traitons des données à caractère personnel dans les situations suivantes :
· Elles peuvent
servir de preuve (archives) ;
· Elles peuvent être
utilisées afin d’enregistrer votre participation et/ou votre présence à nos
événements ;
· Elles peuvent être
utilisées afin de vous fournir des informations lorsque vous en faites la
demande ;
· Elles peuvent être
utilisées en vue de la constatation, de l’exercice, de la défense ou de la
sauvegarde de nos droits ou de ceux des personnes qui nous représentent, par
exemple en cas de litiges ;
· Elles peuvent être
utilisées en vue de l’administration, de la gestion (des risques) et du
contrôle de notre organisation (ex : compliance, gestion des risques, fonctions
à risque et inspection, gestion des plaintes, audit interne et externe) ;
· Les données à
caractère personnel dont Up Us disposent peuvent être collectées et utilisées
afin de permettre une gestion centralisée ou efficace des clients, de créer des
segments ou des secteurs (ex : Public Sector, Real Estate & Construction, Life Sciences, Retail, etc.), et de créer des profils clients ou prospects
plus détaillés;
· Elles peuvent être
utilisées en vue de la simplification de l’exécution, de l’utilisation et de la
clôture de services par le client, entre autres afin d’éviter que vous ne
deviez à nouveau fournir des informations que vous avez déjà complétées
auparavant.
4. Quel est le fondement juridique du traitement de vos données à
caractère personnel ?
4.1. Contexte
général
Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos
données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :
· L’utilisation de
vos données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat que
vous avez conclu avec nous ou afin d’effectuer, à votre demande, les démarches
nécessaires à la conclusion d’un contrat avec nous.
Les fins de traitement décrites au point 3.1 de la présente Déclaration sont
basées sur ce principe.
· Nous disposons de
votre consentement libre et explicite afin d’utiliser vos données à caractère
personnel à une certaine fin.
· L’utilisation de
vos données à caractère personnel est nécessaire à la défense de nos intérêts
légitimes, dans la mesure où ils prévalent sur vos intérêts et droits.
Nous basons les traitements nécessaires au bon fonctionnement de notre
entreprise sur notre intérêt légitime, tel que mentionné au point 3.2 de la
présente Déclaration.
· Nous sommes
légalement tenus de traiter certaines données, et plus particulièrement de les
communiquer aux autorités compétentes.
En effet, dans le cadre de certains services, Up Us est tenu de rapporter aux
autorités, ou de réagir correctement si vous exercez vos droits relatifs à la
protection de vos données à caractère personnel, et nous sommes également
obligés de répondre aux questions de l’Autorité de protection des données, par
exemple en cas de plaintes.
5. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données ?
· Seuls nos
travailleurs et collaborateurs indépendants qui doivent avoir accès aux données
à caractère personnel pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y
accéder. Ceux-ci agissent sous notre supervision et notre responsabilité.
· Nous faisons
également appel à des fournisseurs externes, qui prennent certains traitements
en charge afin que nous puissions vous proposer nos produits et services, à
savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et
autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel
dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures
techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos
données soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 3
de cette Déclaration.
· Afin de respecter
toute obligation légale imposée par la législation, nous pourrons soumettre vos
données à caractère personnel à des institutions judiciaires ou réglementaires
et des services de recherche.
6. Où conservons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel
?
Vos données ne seront jamais transférées en dehors de l’UE. Nous
veillons également toujours à ce que les exigences légales minimales et les
normes de sécurité soient respectées. Si nous prévoyons de faire enregistrer et
traiter vos données en dehors de l’UE, nous vous le signalerons de manière
explicite et nous nous assurerons que le même niveau de protection soit
garanti.
En dehors de ces cas, vos données à caractère personnel ne seront jamais
communiquées ou mises à la disposition de tiers et elles seront exclusivement
utilisées dans notre intérêt. Aucune autre entreprise ne pourra donc utiliser
vos données dans le but de vous envoyer des publicités, par exemple.
7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne conserverons pas vos données pendant une plus longue période que
le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de la
présente Déclaration (ex : exécution d’un contrat, envoi d’informations à votre
demande, etc.). Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe
sont indiquées de manière explicite sous les différentes finalités mentionnées
au point 3 de la présente Déclaration.
Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données
et de la finalité du traitement, les délais de conservation peuvent varier de
manière considérable.
Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour
définir les délais de conservation :
· Pendant combien de
temps avons-nous besoin des données pour pouvoir fournir le service demandé ?
· Avons-nous défini
et annoncé un certain délai de conservation ?
· Avons-nous obtenu
l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
· Sommes-nous soumis
à une obligation légale, contractuelle ou à une obligation comparable ?
Dès que nous n’aurons plus besoin de vos données et que nous ne serons
plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière
définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans nos
systèmes.
Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées
pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au
règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.
8. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant
strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et
organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles
fournies et collectées de toute destruction, perte, altération accidentelle et
de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement
injustifié de données.
9. Quels sont vos droits ?
9.1. Droit d’accès,
d'opposition, à la rectification, à l’oubli et à la portabilité de données
9.1.1. Droit
d’accès
Vous avez accès aux données à caractère personnel que nous traitons et
possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous
fournirons gratuitement une copie de ces données.
9.1.2. Droit de
rectification
Vous avez le droit de demander la suppression ou la rectification de
données erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes.
9.1.3. Droit de
retrait de votre consentement
Lorsque le traitement est basé sur votre consentement explicite, vous
avez le droit de le retirer à tout moment.
Nous attirons votre attention sur le fait que le retrait de votre consentement
pour certains traitements de vos données à caractère personnel peut avoir pour
conséquence que vous ne serez plus informé(e) de nos services ou activités ou
que vous ne pourrez plus y recourir.
9.1.4. Droit
d’opposition à certains traitements
Vous avez le droit de vous opposer à des activités de traitement basées
sur un intérêt légitime, comme défini au point 3.2.
9.1.5. Droit à
l’oubli
Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère
personnel. Si vous souhaitez mettre un terme à la relation de travail avec Up
Us, vous pouvez donc nous demander d’arrêter d'utiliser vos données à caractère
personnel.
Nous pouvons toutefois conserver les données requises à des fins de preuves. Ce
droit à l’oubli implique également que vous pouvez nous demander de tout temps
de mettre un terme au traitement des données qui sont traitées sur base de
votre consentement ou de notre intérêt légitime. Toutefois, en cas d'intérêts
légitimes prévalant sur les vôtres, nous pourrons continuer à traiter vos
données à caractère personnel, à moins que vous ne décidiez de mettre un terme
à la relation de travail existante.
9.1.6. Droit à la
portabilité de données
Vous pouvez nous demander de vous envoyer les données à caractère
personnel que vous nous avez fournies dans un format digital, lisible et
structuré afin de pouvoir les enregistrer en vue d’une (ré)utilisation
personnelle, ou de les transférer à un autre Responsable du traitement, pour
autant que cela soit techniquement possible.
La législation relative à la protection des données à caractère personnel
prévoit un certain nombre de limitations de ce droit, ce qui a pour conséquence
qu’il ne s’applique pas à toutes les données.
9.1.7. Droit de
limitation de certains traitements
Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à
caractère personnel dans les cas suivants :
· Si vous contestez
l’exactitude des données, le traitement peut être limité pendant la période
durant laquelle nous sommes chargés de vérifier leur exactitude ;
· Si vous invoquez le
caractère illicite du traitement sans exiger l’effacement de vos données ;
· Si nous n’avons
plus besoin de vos données personnelles aux fins mentionnées au point 3 mais
souhaite les conserver car elles restent nécessaires à la constatation,
l’exercice ou la défense de droits en cas de procédure en justice ;
· Si vous vous
opposez à un traitement effectué sur base d’intérêts légitimes, ce traitement
sera limité pendant la période durant laquelle les motifs invoqués par les deux
parties seront analysés.
Si vous obtenez le droit de limitation du traitement, nous
n’effectuerons plus aucune opération avec les données concernées, à l’exception
de leur enregistrement.
9.2. Comment
exercer ses droits ?
Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande
écrite :
· Par e-mail : dpo@upus.be
· Par courrier à
l’adresse suivante : Up Us, à l’attention du Data Protection Officer, 106, Rue de Landelies 6110 Montigny-Le-Tilleul
Nous vous demandons d'indiquer clairement le droit que vous souhaitez
invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez vous opposer ou quel
consentement vous souhaitez retirer. Veuillez être le plus précis(e) possible
lorsque vous invoquez vos droits.
10. Comment poser des questions ou introduire une réclamation ?
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez introduire une
réclamation concernant le traitement de vos données, l’exercice de vos droits
ou la présente Déclaration, vous pouvez nous contacter via les canaux suivants
:
Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des
remarques concernant l’exercice de vos droits ou si vous estimez que notre
traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la
législation, vous pouvez introduire une réclamation devant l’Autorité de
protection des données, mieux connue sous le nom de Commission vie privée. Vous
trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.privacycommission.be.
11. Modification de la présente Déclaration
Nous nous réservons
le droit de modifier ou de compléter la présente Déclaration si nécessaire.
En cas d'importantes modifications, la date de modification sera mise à jour,
nous vous en informerons et vous fournirons une copie de la nouvelle
Déclaration.
Nous vous encourageons à consulter cette Déclaration de manière périodique afin
de prendre connaissance de la manière dont nous traitons et protégeons vos
données à caractère personnel.